Virtuaalitiimit

Tällä viikolla saimme tehtäväksi tutustua Harri Virolaisen tutkimukseen ”kai sitä ihminen on vaan semmoinen laumaeläin”, mikä käsittelee virtuaalisen tiimin ilmapiiriä. Liiketoiminnan maailmanlaajuistumisen myötä, virtuaaliset tiimit, sekä yhteisöt tulevat lisääntymään lähitulevaisuudessa. Virtuaalisten tiimien myötä yritysten on entistä helpompaa hyödyntää maailmanlaajuisesti pätevää, sekä tehtävään soveltuvaa työvoimaa. Tosin, virtuaaliset tiimit voivat myös aiheuttaa toiminnan tehokkuuden heikentymistä esimerkiksi kommunikaation puutteen vuoksi.

Virtuaalinen organisaatio poikkeaa totutusta perinteisestä samapaikkaisesta yritysmuodosta, sillä virtuaalisessa tiimissä itse työ ei ole sidoksissa tiettyyn fyysiseen toimipaikkaan. Työtä voi siis tehdä, missä hyvänsä työntekijän fyysinen sijainti onkaan. Työntekijän käyttäytymiseen, esimerkiksi viestintään, sekä ilmapiiriin vaikuttaa olennaisesti virtuaalinen organisaatiomuoto. Virtuaalisuuden aste vaihtelee työn mukaan, sillä toiset työt edellyttävät enemmän esimerkiksi kasvokkain tapaamisia. Samapaikkaisessa virtuaalisessa tiimissä sen jäsenet työskentelevät samassa huoneessa, samaan aikaan käyttäen kasvokkaista viestintään, kun taas äärimmäisessä tilanteessa virtuaalisen tiimin jäsenet sijaitsevat jopa eri puolella maapalloa. Virtuaaliseen tiimiin kuuluminen, sekä jäsenyys perustuu yleensä asiantuntijuuteen, sekä jonkun tietyn erityisalan osaamiseen.

Virtuaalisen tiimin johtaminen tapahtuu yleensä vain verkossa, joten siitä muodostuu käsite virtuaalijohtaminen. Englanninkielisestä kirjallisuudesta tulee myös käsite ejohtajuus. Virtuaalijohtajuus on vaativampaa, sekä monimutkaisempaa, mitä tavallisesti totuttu fyysinen johtajuus, sillä työntekijät eivät työskentele samassa fyysisessä tilassa, vaan työskentelypisteitä voi olla jopa maapallon toisella puolella. Siksi perinteisten työyhteisöjen on huomattu olevan paremmin johdettuja, sekä organisoituja, kuin virtuaalisten tiimien. Virtuaalijohtamisessa koetaan haastavaksi muun muassa työhyvinvoinnin ylläpitäminen, tiimin johtaminen, sekä kommunikointi. Myös esimiehen tai johtajan sosiaalinen läsnäolo voi olla hankalaa saavuttaa etäisyyden vuoksi, siksi luottamus johtajan ja tiimin välillä voikin olla häilyväistä. Luottamuksen edistämiseksi johtajan, sekä alaisten on kommunikoitava usein ja pyrittävä avoimuuteen. Myös molemmin puoleinen luottamus, sekä sen osoittaminen toiselle on avainasemassa.

Myös erilaiset viestinnät, sekä tiedon jakaminen kaikille virtuaalitiimin jäsenille on erilaista. On tärkeää, että esimies pyrkii muodostamaan jopa melko henkilökohtaisia suhteita tiimiinsä, jotta yhteys sekä johtajan että tiimin välillä voi toimia. Tämä puolestaan tehostaa kommunikaatiota ja helpottaa viestintää. Johtajan täytyy myös muistaa, ettei informaatiovirta tai kommunikaatio tiimin välillä pääse katkeamaan, vaan säilyy aktiivisena koko projektin ajan.  

Ejohtajan on oleellista tiedostaa, että virtuaalisen työyhteisön johtaminen on ihmisten, eikä vain teknologioiden yhteen saattamista, sillä ihmisten johtamisella on keskeinen merkitys koko tiimin toiminnassa. Tiimin toimivuuden näkökulmasta, on johtajan tärkeää saada tiimin jäsenet innostumaan, sekä saada heidät toimimaan yhteisen asian eteen.

Erilaisia työkaluja virtuaalisiin tiimeihin ovat muun muassa Skype, OneDrive, sähköpostiviestimet, Whatsapp, sekä Google hangouts. Skype on itsellenikin melko tuttu pikaviestintäohjelma, jonka käyttäjät voivat ilmaiseksi sovelluksen avulla keskustella toistensa kanssa sekä ääni- että videopuheluita. Skype mahdollistaa myös erilaiset ryhmäpuhelut, joissa mukana voi olla jopa 20 henkilöä. Käyttäjät pystyvät myös lähettämään erilaisia pikaviestejä ja tiedostoja toisilleen. OneDrive (aiemmin SkyDrive) on puolestaan tiedostojen jakamista ja säilyttämistä varten suunniteltu pilvipalvelu. Tiedostoja voi ensisijaisesti vain tutkia vain palveluun tallentunut käyttäjä, mutta tiedostoja voi jakaa muiden tarkasteltaviksi ja muokattaviksi. Sähköpostiviestimet ovat taas aivan omaa luokkaansa, sillä se on nopeaa, käytännöllistä, sekä ilmaista. Lisäksi sähköpostia voi käyttää eri selaimilla, sekä laitteilla. Whatsapp on melko uusi, vuonna 2009 julkaistu messenger-palvelu, joka on alustasta riippumaton pikaviestinpalvelu älypuhelimille. Sovelluksen avulla voi tekstin lisäksi välittää kuvia, videoita, ääniviestejä, sekä jakamaan oman sijainnin internetin tai GPS:n välityksellä. Whatsapp mahdollistaa mielestäni nopean, sekä sujuvan kommunikoinnin myös ryhmän kesken, sillä sovelluksella voi myös tehdä suuriakin ryhmäkeskusteluja. Google Hangouts on myöskin pikaviestinpalvelu, minkä kehittäjänä toimi puolestaan Google. Sen avulla voi lähettää sekä pikaviestejä että videopuheluita, myös ryhmäkeskustelut ovat mahdollisia.


Lähde:
https://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/96676/Ae8_2010.pdf?sequence=2

Avoimuus organisaatiossa

Toisena aiheenamme oli avoimuus organisaatiossa. Mielestäni avoimuus on tärkeä arvo, mikä mahdollistaa organisaation yhteisöllisen ja luotettavan toimimisen. Avoimuus on yksinkertaistettuna kaiken yrityksen toiminnan läpinäkyvyyttä, mikä edistää puolestaan luotettavuutta. Myös kaikille avoin, yhteinen kommunikointi ja yhteistyö sekä yrityksen sisällä että yhteistyökumppaneiden kanssa on tärkeää avoimuutta, kun tarkastelukohteena on organisaatio. Avoimuus on mielestäni yksinkertainen määritelmä, mutta joskus käytännön elämässä avoimuus voi unohtua.


Organisaation avoimuuden laatua parantavat olennaisesti esimerkiksi avoimet keskustelut erilaisista työongelmista ja avoin viestittely kaikkien asianomaisten kesken. Näiden kahden asian toteutuessa myös organisaation työtyyvyäisyys parantuu oleellisesti. Avoimuus koskee siis sekä positiivisia että negatiivisia asioita. Työyhteisön toiminta ei mielestäni voi kehittyä, jos siellä ei voida keskustella avoimesti työhön ja työyhteisöön liittyvistä asioista. Myös palautteen antaminen kuuluisi olla avointa ja suoraa, eikä mielellään toisen seläntakana tapahtuvaa. Täytyy kuitenkin muistaa, että myös liiallinen tunteiden avoimuus ei saa kahlita ja hallita henkilöstön toimintaa, vaan kyse on enemmänkin reiluudesta toista kohtaan, sekä kykynevyyttä kasvokkainviestintään. Myös sisäinen viestintä mielestäni vaikuttaa organisaation sisäiseen avoimuuteen, sillä sen avulla tiedot/asiat tuodaan julkisesti ja avoimesti koko henkilöstön tietoon, eikä informaatiota salata keltään.


Esimiehen tehtävänä on mielestäni toimia ns. "tiedon suojattajana", sillä esimiehen on tiedettävä mikä informaatio on tärkeää juuri työn tekemisen kannalta ja mikä tieto voi odottaa myöhempään ajankohtaan. Myös tietosuoja on merkittävä tekijä, koska se omalla tavallaan määrittelee ja sanelee, mitä tietoja esimies ei saa tuoda muiden tietoon.


Avoimuus, ja sen onnistuminen työpaikalla lisää oleellisesti keskinäistä luottamusta, mikä on taas yksi menestyvän työyhteisön edellytys. Luottamus pääsee syntymään, kun avoimuus, yhteisön arvot, toimintaperiaatteiden johdonmukaisuus (eli kaikkien kohteleminen sääntöjen mukaisesti), turvallisuuden tunne ja osaamisen arvostaminen liitetään yhteen. Siirtyessäni työelämään on mielestäni on tärkeää muistaa, että kaikki lähtee ihmisten välisestä avoimuudesta ja luottamuksesta, jota tulee vaalia myös "siteen" syntymisen jälkeenkin. Sillä jos luottamuksen menettää, sitä on hankalaa enää saada takaisin, sillä pettymyksen tunne voi olla jopa ylitsepääsemätön. Avoimuutta ja luottamusta ei pysty synnyttämään väkisin, vaan kaikki rakentuu omalla painollaan. Esimiehen tehtävänä mielestäni on edesauttaa omalla toiminnallaan organisaation avoimuuden ja luottamuksen syntymistä.


Omakohtaisena kokemuksena voin todeta, että jo pelkästään esimiehen vaihtaminen voi edesauttaa organisaation avoimuuden, ja sitä kautta jopa luottamuksen parantumista.


Lähde:
http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/

Blogit ja niiden käyttö johtamisessa

Blogialustan valitseminen


Valitsin Johtamisen ajankohtaisteema-opintojaksolle blogialustakseni Bloggerin, sillä minulla oli jo valmiina Gmail sähköpostiosoite, mikä teki blogini luomisesta helpompaa.


Blogin eroaminen muista some-kanavista


Blogiin kirjoittaminen on vapaampaa, sillä kirjoitukset eivät ole mielestäni samalla lailla "kaikkien nähtävissä heti", kuten esimerkiksi Facebookissa. Facebookin kirjoitusten nopea leviäminen perustuu mielestäni "tykkää & jaa- painikkeisiin", joita käyttäjät suosivat aktiivisesti. Kun taas ihmisten henkilökohtaiset blogit eivät välttämättä tavoita niin suurta lukijakuntaa välittömästi. Twitteriä en ole koskaan itse käyttänyt, mutta kuvittelen sen tavoittavan myös yhtä suuren käyttäjäryhmän, kuin Facebook. Myöskään kaikki Facebook-käyttäjät eivät julkaise henkilökohtaisia kertomuksiaan ja mielipiteitään kyseisellä sivustolla, kun taas omaan blogiin voi olla niin sanotusti helpompi kirjoittaa omia tuntemuksiaan ja mielipiteitään.


Blogin käyttö johtamisviestinnässä


Blogin käyttö esimerkiksi kokouksia varten voisi olla mielestäni hyödyllistä, sillä siihen voisi pohjustaa kattavasti kokoukseen tulevaa asiaa. Jokainen voisi myös kommentoida kyseisen kirjoituksen alle jo alustavasti omia mielipiteitään.


Sähköpostiviestit ovat mielestäni työläämpiä verrattuna blogikirjoitukseen, sillä viestin lähettäminen tapahtuu erikseen kaikille. Myös sähköpostiviestin sisältö pitää olla tiivis ja selkeä.


Mielestäni kuitenkin erilaiset kasvokkain tapahtuvat keskustelut, sekä kehityskeskustelut tulisi käydä esimiehen ja alaisen välillä kasvotusten, sillä kyseessä voivat olla muun muassa alaisen henkilökohtaiset asiat.


Yrityksen sisäiset tiedotteet voisi mielestäni julkaista jopa blogissa. Se varmistaisi tiedon varman kulun jokaiselle henkilökunnan jäsenelle. Mielestäni tiedotteiden jakaminen esimerkiksi yleisten henkilökuntatilojen ilmoitustauluille ei olisi myöskään huono idea. Tavoitteena on kuitenkin onnistunut sisäinen viestintä.


Blogin hyödyntäminen esimiestyössä


Blogin kirjoittaminen on itselleni todella vierasta, sillä en ole tehnyt sitä aiemmin. En välttämättä itse käyttäisi blogia omassa esimiestyössäni, sillä mielestäni sisäiset tiedotteet ja erilaiset sähköpostiviestit toimisivat paremmin.


Toisaalta, ehkä tuleviin kokouksiin liittyvät pidemmät pohjustukset, olisi hyvä koota vain yhdelle www-sivulle, josta jokainen asianosainen voisi käydä sen lukemassa.